Грамотный бюджет предприятия special events - Sales promotion, промо-акции (рекламные акции), организация мероприятий, BTL, сэмплинг - реклама и маркетинг
К деньгам можно относиться по-разному: жечь их, накапливать или, быть может, даже возводить в культ. Ясно одно: сегодня они значат очень много, как ни крути. Поэтому еще во время планирования рано или поздно возникает вопрос: "А сколько это будет стоить?" Эффективность организации специальных мероприятий зачастую определяется способностью держать затраты, требуемые для проведения специального мероприятия, на соответствующем минимуме. Об этом мы и поговорим в сегодняшней статье.
В любом случае, как бы каждый из нас не относился к деньгам, их наличие в достаточном объеме может улучшить любое мероприятие в значительной мере, это факт. Однако лишь некоторые компании в состоянии предоставить неограниченный бюджет по объективным причинам. Бывают и такие случаи, когда руководство компании-организатора хочет видеть на special event шампанское, но выделенного бюджета хватит только на пиво. Хотя это уже, разумеется, крайности. Но, как бы то ни было, грамотная разработка бюджета и его осваивание - это серьезное дело. В настоящем материале мы обсудим несколько аспектов подобной работы, сосредоточившись лишь на самых неочевидных, но в то же время способных существенно помочь. Одна из важнейших проблем тут - при минимальных расходах держать проект на высоком уровне, и мы попробуем с ней разобраться в виде коротких тезисов-идей.
1. Нужно всегда следить, чтобы бюджет оставался максимально гибким.
Как правило, в процессе работы над проектом возникают непредвиденные расходы, которые не были заложены в бюджет на стадии планирования. Их причиной могут оказаться как внешние факторы, так и сам организатор - конечно же, косвенно. Тут нет ничего сверхъестественного - обычная ситуация. Поэтому правильнее всего сразу предусмотреть в бюджете 10% для подобных трат.
Максимальный контроль подрядчиков.
Организация любого специального мероприятия всегда включает в себя взаимодействие с третьими компаниями, подрядчиками. Более того, порой от них зависит слишком многое, но от этого не уйти. Поэтому следует всегда уточнять каждый момент, даже если он кажется с первого взгляда очевидным. Иными словами, все, что не закреплено на бумаге, требует разъяснения, причем личный контакт тут лучше, чем телефонный. Также никогда не будет лишним проверить состояние дел. Иногда подрядчики предпочитают умолчать о проблемах, как бы алогично это не звучало.
3. Ежедневная проверка расходов.
Сюрпризы - это не всегда хорошо и приятно, особенно когда речь идет о расходах. Не редки случаи, когда люди, работающие по проекту, упускают сей момент из виду на какое-то время, а потом хватаются за сердце, обнаружив, что суммы в счетах давным-давно превысили допустимый бюджет. Поэтому надо каждый день проверять состояние счетов по проекту, графики оплат и все, связанное с денежной стороной вопроса.
4. Время проведения не должно совпадать с "горячими" периодами.
Эта рекомендация, в первую очередь, связана со стоимостью аренды объектов и покупки всего необходимого. Что дешевле: мероприятие в обычный день или мероприятие накануне Нового года? Ответ лежит на поверхности: разумеется, первое. Причем за редкими исключениями все и сами прекрасно понимают эту формулу. В любом случае, необходимо помнить, что одно только время проведения способно сэкономить большую часть средств для нашей компании, а результат будет одинаковым.
5. Скидки.
Обозначенный в подзаголовке термин своим эффектом чем-то смахивает на волшебное заклинание, так оно действует на все человечество. Действительно, скидки - это еще один хороший инструмент экономии. Так что сразу на стадии планирования проекта стоит провести детальные исследования всех возможных вариантов, а их обычно бывает предостаточно. К тому же, скидки - такая вещь, которая отлично поддается менеджменту. Их можно комбинировать, сводить в группы, эти группы затем расширять и так далее. При умном подходе работа со скидками практически в любом случае дает ощутимый эффект. К слову, также имеет смысл попросить дискаунт у компании, предоставляющей площади для мероприятия и сервис, в обмен на мгновенную оплату. Этот прием неплохо работает: люди готовы идти на уступки, если их избавляют от необходимости ждать расчета.
6. Следует по максимуму избегать всевозможных отмен.
Каждая отмена - это теоретическая потеря денег. Как избежать таких ситуаций? Очень просто: предусмотреть их возможность заранее, еще на этапе подписания документов. К примеру, в последний момент стало известно, что для банкета необходимо не красное, а белое вино, хотя заказ уже сделан. В идеале, мы должны всегда оставлять место для маневра: например, пункт в договоре, предусматривающий возможность отменить поставку до определенной даты или что-то в этом роде. Но, в любом случае, пока нет окончательного решения, утвержденного всеми ответственными лицами по соответствующей статье расходов, давать ей ход ни в коем случае нельзя. Но это уже азбука, о которой, увы, иногда забывают.
7. Выгоднее платить за объем.
Многие компании, с которыми приходится работать во время организации мероприятия, предпочитают, чтобы с ними расплачивались из расчета "за порцию" или "за единовременную услугу". Нам же намного выгоднее платить за весь объем по целому проекту. И такая возможность у многих наших партнеров есть точно, только о ней предпочитают корректно умалчивать.
8. Прагматичный подход к меблировке.
Этот тезис больше подходит для деловых мероприятий, хотя и для всех остальных он тоже применим. Я говорю вот о чем: для встречи индустриальных инсайдеров вполне хватит обычной офисной обстановки, а главным критерием будет удобство, а не красота. Посему не рекомендуется украшать помещение, в котором проходит special event предметами не соответствующими его контексту. Другими словами, каждый элемент меблировки должен быть оправдан, иначе он бесполезен и ведет к пустым расходам.
9. Спонсорство.
Если мероприятие публичное или даже ограниченно-публичное, на нем всегда найдется место для пары спонсоров, а это дополнительный прирост к бюджету проекта. И тут самое трудное, пожалуй, морально принять эту опцию как необходимость. Хотя сей подход не только поможет с финансовой стороны, но еще и может сделать мероприятие более статусным - зависит от конкретных спонсоров, разумеется.
10. Использование сторонних поставщиков.
Большинство компаний, предоставляющих площади для проведения специальных мероприятий, также предлагают всевозможные смежные услуги от поставки продуктов и алкоголя до аренды автотранспорта. Это, бесспорно, удобно, но следует помнить, что цены альтернативных поставщиков всегда будут ниже. С другой стороны, наличие сторонних поставщиков - еще и дополнительная надежность, особенно если работа с ними ведется давно.
11. Еда.
Сложно представить деловое мероприятие, да и почти любое другое, без различных банкетов и фуршетов. Таким образом мы стараемся еще больше расположить посетителей и участников к нашей компании. Говорить о составлении меню сейчас мы не будем: это тема для целого материала. Зато отметим пару важных моментов. Во-первых, неплохо предусмотреть во время переговоров с поставщиками возможность возврата лишней еды. Многие из них без особых проблем соглашаются на подобные условия. А, во-вторых, обязательно нужно минимизировать порции, предоставив посетителям и участникам выбор. К примеру, большую порцию имеет смысл разделить пополам: женщины, сидящие на диете, ограничатся половиной, а мужчины, которых не беспокоит собственный вес, возьмут две половины.
12. Напитки.
Эта, казалось бы, незначительная деталь порой может значительно увеличить расходы при неправильном подходе. Но и тут есть способы экономии. К примеру, если специальное мероприятие длится больше одного дня, то открытые и непустые бутылки можно хранить, а не выбрасывать, если характер напитка позволяет это сделать без потерь качества. Кроме того, открывать бутылки следует по мере необходимости, а не все сразу, как это зачастую случается. Закрытая бутылка - еще не расход. В дополнение можно посоветовать выбирать еду для мероприятия так, чтобы в меню не было сильно соленых блюд, которые, как известно, усиливают жажду. Нужно помнить, что еда и напитки на мероприятии носят сугубо практическое назначение, которое вполне реально совместить с имиджевым и без соленой семги. Заканчивая же материал замечу, что наблюдений и идей, подобных тем, что приведены в материале, у каждого, кто имел дело со специальными мероприятиями, наберется вагон и маленькая тележка. Главное - систематизировать этот опыт, запоминать любой даже почти незаметный нюанс, ведь в бизнесе нельзя наступать на одни и те же грабли дважды.